Er is geen enkele wettelijke verplichting om binnen een organisatie een vertrouwenspersoon aan te stellen. Waarom stellen rechters in hun uitspraak dan toch werkgevers in het ongelijk als er binnen de organisatie geen vertrouwenspersoon is aangesteld? En geven zij hoge (ontslag)vergoedingen aan benadeelde werknemers?

De uitleg is te vinden in de jurisprudentie (uitleg van gerechtelijke uitspraken), de instructienorm en goede praktijkvoorbeelden. Een toelichting. In de Arbeidsomstandighedenwet, artikel 3, lid 2 is de verplichting opgenomen om binnen het algemene arbeidsomstandighedenbeleid een beleid te voeren dat is gericht op voorkoming, en als dat niet mogelijk is, op beperking van psychosociale arbeidsbelasting (PSA).

Hieronder vallen:

• agressie en geweld
• seksuele intimidatie
• discriminatie
• pesten
• werkdruk

De eerste vier onderdelen vallen binnen het Beleid ongewenste omgangsvormen.

Dit artikel 3 legt de werkgever dus de verplichting op om een beleid te voeren dat is gericht op zo goed mogelijke arbeidsomstandigheden. Dit wordt ook wel een instructienorm genoemd. Een instructienorm legt een positieve verplichting op aan een werkgever. In dit geval de verplichting om te zorgen voor een werkomgeving die vrij is van psychosociale stressfactoren.

Bij schending van een dergelijke norm is de werkgever aansprakelijk. Als een medewerker door zijn leidinggevende of een naaste collega wordt geïntimideerd, kan hij de werkgever hierop aanspreken op grond van:

»     goed werkgeverschap (Burgerlijk Wetboek)

»     zorgverplichting als werkgever (Burgerlijk Wetboek en artikel 3 Arbeidsomstandighedenwet)

»     ongelijke behandeling (Algemene wet gelijke behandeling)

Naast genoemde instructienorm bestaat er ook een verbodsnorm. Op grond hiervan kan de dader worden gestraft. In dat geval is dus de pleger, en niet de werkgever, in overtreding.

De positieve verplichting om bepaald beleid te voeren geeft de werkgever de vrijheid om het gevraagde beleid op eigen wijze in te vullen. Hij moet daarbij echter wel kunnen aantonen dat hij aan de wettelijke normen voldoet.

Binnen die vrijheid gebruiken werkgevers vaak de positieve praktijkvoorbeelden van andere werkgevers, zeker als deze in eerdere procedures door rechters zijn getoetst. Bij de behandeling van de Arbowet 2007 zijn een aantal van deze positieve praktijkvoorbeelden benoemd (en in de loop der jaren door vakspecialisten geaccepteerd):

»     Opstellen van een gedragscode.

»     Voorlichting en training aan werknemers.

»     Registratie van incidenten.

»     Opvang na incidenten.

»     Aanwezigheid van een klachtenregeling.

»     Aanstellen van een vertrouwenspersoon.

Uitspraken van rechters in soortgelijke zaken laten zien dat het niet aanstellen van een vertrouwenspersoon een belangrijke reden is om te oordelen dat er onvoldoende Beleid ongewenste omgangsvormen is gevoerd. De werkgever kan hier dan voor aansprakelijk worden gesteld.

Samengevat: er bestaat geen wettelijke verplichting voor het aanstellen van een vertrouwenspersoon. Daar staat tegenover dat – op grond van genoemde instructienorm en jurisprudentie – het niet aanstellen van een vertrouwenspersoon gelijkstaat aan het niet goed of onvoldoende invulling geven aan de wettelijke eis om PSA-beleid te voeren.

In een aantal branche-of bedrijfscao’s is de verplichting opgenomen voor de aangesloten bedrijven/organisaties om een vertrouwenspersonen aan te stellen (onder andere cao BVE, cao Bakkersbedrijf, cao Ziekenhuizen).

2»   Wie is de vertrouwenspersoon?

Vertrouwenspersonen zijn in de jaren 80 van de vorige eeuw ontstaan vanuit de discussie over de mogelijke aanpak en bestrijding van seksuele intimidatie. De meeste organisaties kiezen voor de benaming Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen.

Organisaties kunnen bij de aanstelling van vertrouwenspersonen kiezen voor:

»     interne vertrouwenspersoon

»     externe vertrouwenspersoon

»     combinatie van beiden

Interne vertrouwenspersoon

De meest voorkomende situatie binnen bedrijven is de aanstelling van één of meerdere interne vertrouwenspersonen. Vaak wordt, in overleg met de ondernemingsraad, gezocht naar een kandidaat die het bedrijf en de medewerkers goed kent en van nature al aanspreekpunt is bij vragen en problemen. In sommige organisaties wordt de vacature van vertrouwenspersoon formeel opengesteld en volgt een selectie- en sollicitatieprocedure. Bij de aanstelling van meerdere vertrouwenspersonen is het goed om te letten op geslacht, leeftijd en afkomst, zodat de betrokkene altijd terecht kan bij iemand bij wie hij zich op zijn gemak voelt.

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid geeft op haar site Arboportaal aan dat het niet verstandig is om een bedrijfsmaatschappelijk werker of personeelsfunctionaris aan te wijzen als vertrouwenspersoon. Dit zou tot conflicten kunnen leiden.

De ervaring leert echter dat een dergelijke vermenging van werkzaamheden, ook wel ‘dubbele

petten’ genoemd, bij meer functies kan voorkomen. Denk aan juristen, managers en zelfs leden van

de ondernemingsraad.

Externe vertrouwenspersoon

Een tweede mogelijkheid is de aanstelling van een externe vertrouwenspersoon. Deze kan op abonnements- of uurbasis worden ingehuurd bij bijvoorbeeld een arbodienstverlener, een hierin gespecialiseerde organisatie (vaak branchegericht) of één van de vele zelfstandige externe vertrouwenspersonen. De kosten variëren van een abonnementsvorm per medewerker of vast bedrag per jaar, tot uurtarieven tussen 80 en 135 euro.

De Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen heeft op haar site (www.lvvv.nl) een beroepsregister staan met beschikbare en gecertificeerde externe vertrouwenspersonen.

Het inhuren van een externe vertrouwenspersoon heeft zowel voor- als nadelen.

Mogelijke voordelen: onafhankelijkheid, deskundigheid, ervaring en objectiviteit. Mogelijke nadelen: de kosten en de grotere afstand tot de organisatie en de medewerkers. Voor kleine(re) organisaties is een externe vertrouwenspersoon wellicht een goede optie om onpartijdigheid en onafhankelijkheid te garanderen.

Combinatie in- en  externe vertrouwenspersoon

Als een organisatie kiest voor een combinatie van een in- en externe vertrouwenspersoon en ook nog de combi m/v kan aanbieden, ontstaat er voor de medewerkers een optimale keuzemogelijkheid. Iedere organisatie moet hierover weloverwogen een keuze maken. Wat er ook besloten wordt: instemming van de ondernemingsraad is in alle gevallen verplicht.

3»   Wat doet een vertrouwenspersoon?

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid geeft op www.arboportaal.nl de drie hoofdtaken van de vertrouwenspersoon weer.

1. Opvangen en begeleiden van medewerkers die last hebben van seksuele intimidatie, pesten, agressie of geweld of discriminatie.
2. Voorlichten/informeren van medewerkers over de werkwijze van de vertrouwenspersoon.
3. Gevraagd en ongevraagd adviseren van het management over knelpunten in het beleid.

Sinds 2011 omschrijft het ministerie van SZW het takenpakket van de vertrouwenspersoon als volgt:

»     het verzorgen van eerste opvang van werknemers die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben

»     het nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is

»     het slachtoffer informeren over andere oplossingsmogelijkheden, zoals klachtenprocedures

»     het desgewenst begeleiden, als de werknemer de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of leiding van een onderneming

»     het doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator

»     het geven van voorlichting over de aanpak van ongewenst gedrag

»     het adviseren en ondersteunen van leidinggevenden en management bij het voorkomen van ongewenst gedrag

»     het registreren van gevallen van ongewenst gedrag

Het werkgebied van de vertrouwenspersoon omvat een breed scala aan taken, verplichtingen, activiteiten en vooral persoonlijke kwaliteiten en vaardigheden. Niet één gesprek of procedure is hetzelfde en vraagt telkens veel van de betrokken vertrouwenspersoon.

Een belangrijk onderdeel van de taakomschrijving en -uitvoering is de positionering van de vertrouwenspersoon. Hij legt uitsluitend verantwoording af aan het hoogste orgaan/bevoegd gezag binnen de organisatie. Is de klacht gericht tegen een vertegenwoordiger van het hoogste orgaan, dan richt de verantwoording zich naar de Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht. De vertrouwenspersoon is dus géén verantwoording schuldig aan de eigen leidinggevende(n).

De functie van vertrouwenspersoon is niet te combineren met andere vertrouwensposities binnen de organisatie, zoals bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werker of lid van de klachtencommissie.

Verder is het onverstandig om de rol van vertrouwenspersoon te vervullen voor medewerkers voor wie ook een personele of hiërarchisch verantwoordelijkheid geldt.

De meningen zijn verdeeld over het combineren van de rol van vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen en die van vertrouwenspersoon Integriteit.

Voor een goede uitvoering van de functie is een degelijke functieomschrijving binnen de organisatie noodzakelijk. De Landelijke Vereniging (LVV) beschikt over een ‘model functie en taakomschrijving vertrouwenspersoon’. Hierin staan de taken beschreven, de werkzaamheden, de kwalificatie-eisen en de rechtsbescherming. Dankzij Google (en kijk vooral ook in de Arbocatalogi) zijn er vele voorbeelden op internet beschikbaar. In de meeste gevallen zal het nodig zijn de functieomschrijving aan te passen aan de organisatie.

LET OP: De vertrouwenspersoon geniet géén ontslagbescherming om zijn functie onbevangen en vrij te kunnen uitoefenen, zoals die wel geldt voor leden van de ondernemingsraad.

4»   Hoe word je een vertrouwenspersoon?

In sommige organisaties wordt de vacature van vertrouwenspersoon opengesteld voor alle medewerkers en kunnen geïnteresseerden naar de functie solliciteren. Daarna volgen gesprekken en de definitieve keuze. In de meeste organisaties wordt een medewerker door het management of door de ondernemingsraad gevraagd om de functie te aanvaarden.

Een veelgehoorde reden is dat de betrokkene al een breed gedragen vertrouwen in de organisatie geniet en collega’s deze persoon al als vanzelfsprekend in vertrouwen nemen. Vaak is er een verband met het aantal dienstjaren, de leeftijd of functie. Het verschijnsel ‘dubbele petten’ geeft vaak aanleiding tot twijfel of discussie. Dit ontstaat als de vertrouwenspersoon een functie heeft waarin strijdige belangen (kunnen) optreden. Voorbeelden hiervan zijn personeelsfunctionarissen, leidinggevenden, juristen en leden van de ondernemingsraad.

Het is goed als de vertrouwenspersoon zich dit realiseert en dit in voorkomende gevallen bespreekbaar maakt. Vergeet niet dat een ‘dubbele pet’ bij iedere vertrouwenspersoon kan